Privacy

Stand: November 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf Ordivanta ist:
Daniel Wagner, Talweg 10, 53547 Dattenberg, Deutschland, E-Mail: contact@ordivanta.app.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Zur Bereitstellung des Dienstes verarbeiten wir:

• Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort, ggf. Profilbild, Spracheinstellung.
• Nutzungsinhalte: von dir erstellte Aufgaben, Kommentare, Bereiche, Mitgliedschaften, hochgeladene Dateien und Bild-Markierungen.
• Technische Daten: Server-Logfiles (IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Seite) zur Sicherstellung des Betriebs und der Sicherheit.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie aufgrund unseres berechtigten Interesses an einem sicheren, funktionierenden Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für optionale Funktionen (z. B. KI) holen wir, soweit erforderlich, deine Einwilligung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

4. Hosting

Der Dienst wird bei IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland gehostet. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Die Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert.

5. E-Mail-Versand

Für Konto-bezogene E-Mails (z. B. Bestätigung der E-Mail-Adresse, Passwort-Zurücksetzen, Einladungen) betreiben wir einen eigenen Mailserver; der Versand erfolgt technisch über einen Weiterleitungsdienst der IONOS SE. Es findet kein Versand über Newsletter- oder Marketingdienstleister statt.

6. KI-Funktionen

Ordivanta bietet optionale KI-gestützte Funktionen (z. B. Vorschläge aus hochgeladenen Dateien, Tagesplanung, Rezept per Foto, Essensvorschläge, Einordnung von Einkaufsartikeln). Wird eine solche Funktion genutzt, werden die dafür nötigen Inhalte an Anthropic PBC, USA übermittelt. Dabei erfolgt eine Übermittlung in ein Drittland (USA); die Absicherung erfolgt über die EU-Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework. Ohne Nutzung der KI-Funktionen werden keine Inhalte an diesen Anbieter übermittelt. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 49 DSGVO).

KI für Kinder und Jugendliche: In geteilten Bereichen nutzen Kinder und Jugendliche ohne Verwaltungsrecht die KI-Funktionen nur, wenn die Person, die den Bereich besitzt, sie ausdrücklich freigibt. Vor der Freigabe nennt Ordivanta die betroffenen Personen und weist darauf hin, dass KI-Antworten fehlerhaft oder unpassend sein können. Die Freigabe lässt sich jederzeit zurücknehmen. Als Nachweis speichern wir, wer die Freigabe wann für welchen Bereich erteilt oder zurückgenommen hat, welche Personen (Name, Altersgruppe, Rolle) die Rückfrage genannt hat, die Fassung des Hinweistexts, ob es über Web oder App geschah, sowie einen mit einem geheimen Schlüssel gebildeten Prüfwert der IP-Adresse (keine IP-Adresse im Klartext). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, die Freigabe belegen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Transkription von Sprachaufnahmen läuft auf einem von uns selbst betriebenen Server in Deutschland. Sprachaufnahmen werden dafür nicht an Dritte übermittelt.

7. Adressen, Wege und Wetter

Gibst du einer Aufgabe, einem Bereich oder einem Wandgerät eine Adresse oder einen Ort, wandeln wir sie in Koordinaten um. Dazu übermitteln wir nur den eingegebenen Ort – ohne Namen oder Kontodaten – an Photon (komoot GmbH, Deutschland), ersatzweise an Nominatim (OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich; Angemessenheitsbeschluss der EU). Für Fahrzeiten gehen Start- und Zielkoordinaten an openrouteservice (HeiGIT gGmbH, Heidelberg). Für die Wetteranzeige an Wandgeräten übermitteln wir allein die Koordinaten des eingestellten Ortes an Open-Meteo (Schweiz; Angemessenheitsbeschluss der EU). Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

8. Ortsgebundene Erinnerungen

Legst du in der App eine Zone an (z. B. „Supermarkt"), speichern wir ihre Bezeichnung, Adresse, Koordinaten und ihren Radius. Ob du eine Zone betrittst oder verlässt, erkennt das Betriebssystem deines Geräts; deine laufende Position wird nicht an uns übertragen. Nur wenn du eine Zone betrittst oder verlässt, meldet die App uns welche Zone, in welche Richtung und wann, damit wir dir die passende Erinnerung zeigen. Die Funktion ist freiwillig: Du schaltest sie je Bereich ein und kannst die Zustimmung jederzeit zurücknehmen. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

9. Stundenpläne (WebUntis)

Verbindest du einen Schulzugang, speichern wir den Benutzernamen und das Passwort bzw. den Zugangsschlüssel verschlüsselt auf unserem Server in Deutschland. Wir nutzen sie ausschließlich, um den Stundenplan vom WebUntis-Server der jeweiligen Schule abzurufen (Untis GmbH, Österreich, im Auftrag der Schule). Abgerufen werden Stunden, Vertretungen und Ausfälle der verknüpften Kinder. Einen Zugang kann nur die Verwaltung eines Bereichs anlegen; wird er gelöscht, löschen wir auch die Zugangsdaten. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

10. Absturzberichte

Um Fehler in der App zu erkennen, übermitteln wir bei einem Absturz technische Diagnosedaten an Sentry (Functional Software Inc.). Wir nutzen die EU-Region des Dienstes; die Daten werden in Deutschland verarbeitet.

Übertragen werden ausschließlich technische Angaben: Fehlerart, Programmstelle, App-Version, Gerätetyp und Betriebssystemversion sowie – sofern du angemeldet bist – deine interne Nutzernummer. Nicht übertragen werden Aufgabentitel, Kommentare, Namen, E-Mail-Adressen, PINs oder Zugangsdaten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer funktionierenden App (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

11. Push-Benachrichtigungen

Für Mitteilungen auf dein Gerät nutzen wir in der mobilen App Firebase Cloud Messaging (Google Ireland Limited) und im Browser den Web-Push-Standard. Dabei wird eine Gerätekennung verarbeitet und der Inhalt der Mitteilung an den Zustelldienst übermittelt; eine Übermittlung in Drittländer ist möglich und über EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. Du kannst Push-Mitteilungen jederzeit in den Geräteeinstellungen und im Profil abschalten.

12. Nutzungsstatistik

Um zu verstehen, welche Funktionen tatsächlich genutzt werden, erfassen wir Produktereignisse (z. B. „Bereich angelegt", „Routine erstellt") in unserer eigenen Datenbank. Es sind keine Drittanbieter beteiligt, und es findet kein geräteübergreifendes Verfolgen und keine Werbung statt.

Gespeichert werden ausschließlich der Ereignisname, ein Zeitstempel, die Plattform und eine interne Referenz auf Konto und Bereich. Freitexte – insbesondere Aufgabentitel und Kommentare – können technisch nicht gespeichert werden. Nach einer Kontolöschung verbleiben nur noch anonyme Zahlen ohne Personenbezug. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

13. Freigabe-Links

Einige Funktionen erzeugen auf deinen Wunsch Links, die ohne Anmeldung abrufbar sind: Kalender-Abonnements (iCal), die Wandanzeige (Kiosk) und die Freigabe einzelner Vorhaben. Wer einen solchen Link kennt, sieht die darin enthaltenen Inhalte. Gib sie nur an Personen weiter, denen du vertraust – du kannst sie jederzeit im Profil bzw. im Bereich widerrufen.

14. Kalender-Import

Abonnierst du einen fremden Kalender per Link (ICS), ruft unser Server diesen Link regelmäßig ab. Der Kalenderanbieter sieht dabei nur die Anfrage unseres Servers, keine Daten über dich.

15. Cookies

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies (Sitzungs- und Sicherheits-Cookies), die für den Betrieb und die Anmeldung erforderlich sind. Es findet kein geräteübergreifendes Verfolgen und keine Analyse zu Werbezwecken statt. Ein Einwilligungsbanner ist daher nicht erforderlich.

16. Speicherdauer

Wir speichern deine Daten, solange dein Konto besteht. Nach Löschung des Kontos werden deine personenbezogenen Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Produktereignisse (Abschnitt 12) werden spätestens nach 400 Tagen gelöscht. Nachweise zur Freigabe der KI für Kinder und Jugendliche (Abschnitt 6) werden drei Jahre aufbewahrt.

17. Deine Rechte

Dir stehen jederzeit folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15) und Datenübertragbarkeit (Art. 20) — du kannst deine Daten jederzeit unter Profil → Deine Daten → Datenexport als ZIP herunterladen.
• Berichtigung (Art. 16) — direkt in deinem Profil.
• Löschung (Art. 17) — über Profil → Gefahrenzone → Konto löschen.
• Einschränkung (Art. 18) und Widerspruch (Art. 21).
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77).

18. Gemeldete Inhalte

Meldest du einen Kommentar oder eine Aufgabe, speichern wir dazu: den Wortlaut des gemeldeten Inhalts im Zeitpunkt der Meldung, den gewählten Grund, deine freiwillige Notiz, den betroffenen Bereich sowie wer wann gemeldet hat. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem missbrauchsfreien Dienst und die Erfüllung unserer Pflichten als Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f und lit. c DSGVO).

Einsicht des Betreibers. Gemeldete Inhalte sieht die Verwaltung des betroffenen Bereichs. Der Betreiber sieht sie ebenfalls — auch dann, wenn sie aus einem privaten oder nur mit wenigen geteilten Bereich stammen. Das ist nötig, damit Meldungen überhaupt bearbeitet werden können und wir unserer Pflicht nachkommen, auf Hinweise zu reagieren. Gespeichert wird dabei nur der gemeldete Inhalt selbst, nicht sein Umfeld: nicht der übrige Verlauf, nicht die zugehörigen Dateien, nicht die anderen Kommentare.

Löschfrist. Eine bearbeitete Meldung wird 90 Tage nach ihrer Bearbeitung vollständig gelöscht, der gespeicherte Wortlaut eingeschlossen. Die Frist läuft ab der Bearbeitung, nicht ab der Meldung, damit eine Rückfrage noch möglich ist. Unbearbeitete Meldungen verfallen nicht — eine offene Meldung soll nicht stillschweigend verschwinden.

Blockierst du eine Person, speichern wir lediglich, wer wen ab wann blockiert hat. Die blockierte Person wird darüber nicht benachrichtigt. Hebst du die Blockierung auf, wird der Eintrag gelöscht.

19. Kontakt in Datenschutzfragen

Wende dich für die Ausübung deiner Rechte oder bei Fragen an: contact@ordivanta.app.

Hinweis: Diese Erklärung ist eine sorgfältig erstellte Vorlage und ersetzt keine Rechtsberatung. Bitte vor Veröffentlichung anwaltlich prüfen lassen.